Cynnal Busnes yn y Gymraeg - GPO5

Mai 2010 – Fersiwn 2.1

Fel yr addaswyd gan Ddeddf Cwmnïau 2006

Fersiwn PDF y tudalen hwn (376KB)

Cynnwys

Cyflwyniad
1. Cwmnïau a Phartneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig Cymreig
2. Cyfieithiadau a Gwybodaeth Ddwyieithog
3. Ansawdd Dogfennau
4. Gwybodaeth Bellach

Atodiad A – Tabl o ffurflenni Dwyieithog ar gyfer Cwmnïau a Phartneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig

Canllaw yn unig yw hwn a dylid ei ddarllen ar y cyd â'r ddeddfwriaeth berthnasol.

• Deddf Cwmnïau 2006
• Rheoliadau y Cofrestrydd Cwmnïau a Cheisiadau am Ddiddymu 2009

DEFNYDDIO'R GYMRAEG WRTH GYNNAL BUSNES GYDA THŶ'R CWMNÏAU

Cyflwyniad

Mae'r canllaw hwn yn rhoi gwybodaeth am ddefnyddio'r Gymraeg wrth gynnal busnes gyda Thŷ'r Cwmnïau os ydych:

• yn gwmni sydd â swyddfa gofrestredig (neu swyddfa gofrestredig arfaethedig) yng Nghymru (o'i gyferbynnu ag yn Lloegr a Chymru); neu
• yn bartneriaeth atebolrwydd cyfyngedig (PAC) sydd â swyddfa gofrestredig (neu swyddfa gofrestredig arfaethedig) yng Nghymru (o'i gyferbynnu ag yn Lloegr a Chymru).

Gall Cwmnïau a PACau sydd wedi dewis ymsefydlu yn y modd hwn gynnal eu busnes gyda Thŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg. Er hwylustod yn y canllaw hwn cyfeiriwn at y cwmnïau a'r PACau hyn fel rhai ‘Cymreig'. Hefyd mae'r canllaw hwn yn rhestru'r ffurflenni statudol sydd ar gael yn ddwyieithog. 

Gellwch gael rhagor o wybodaeth am Ddeddf Cwmnïau 2006 ar ein gwefan.

Os oes unrhyw gwestiwn gennych ynglŷn â defnyddio'r Gymraeg wrth gynnal busnes gyda Thŷ'r Cwmnïau, cysylltwch â'n Ymgynghorydd Polisi a Gwasanaeth Cymraeg ar 029 20380 065.

Pennod 1 - Cwmnïau a PACau Cymreig

1. Beth yw'r gofynion ffeilio ar gyfer Cwmnïau a PACau ‘Cymreig'?

Yr un yw'r gofynion ffeilio ar gyfer cwmnïau ‘Cymreig' ag ar gyfer cwmnïau a PACau eraill sydd wedi'u corffori yn y Deyrnas Unedig. 

Mae'r ffurflenni statudol a ddefnyddir amlaf wedi'u penodi'n ddwyieithog ar gyfer cwmnïau a PACau, ac maent ar gael naill ai o wefan Tŷ'r Cwmnïau neu drwy ffonio 0303 1234 500. Mae canllaw Cymraeg a gwybodaeth berthnasol arall ar ofynion Dŷ'r Cwmnïau hefyd ar gael ar ein gwefan.

Cofiwch: Mae methu â chyflwyno dogfennau statudol ar amser yn drosedd y gellir dwyn achos cyfreithiol yn erbyn swyddogion cwmnïau ac aelodau dynodedig o PACau amdani. Hefyd bydd methu â chyflwyno cyfrifon ar amser yn golygu y byddwch yn awtomatig yn cael cosb sifil. Gweler ein canllaw ar 'Cosbau Ffeilio Hwyr' neu 'Gweinyddu a Rheoli Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig' am fwy o wybodaeth ar gosbau ffeilio hwyr.

2. A ellir corffori cwmnïau a PACau drwy ddefnyddio'r Gymraeg?

Gellir, cyn belled â bod y cais am gorfforiad yn dangos bod y swyddfa gofrestredig wedi'i lleoli yng Nghymru (o'i gyferbynnu â ‘Lloegr a Chymru'). Nid oes raid i chi anfon cyfieithiad Saesneg o'r dogfennau hyn gan y bydd Tŷ'r Cwmnïau yn cael cyfieithiad ar gyfer cofnod cyhoeddus y cwmni. Hefyd bydd Tŷ'r Cwmnïau yn anfon tystysgrif corfforiad atoch yn Gymraeg, os dymunwch hynny. Mae'r ffurflen statudol ar gyfer corffori ar gael yn ddwyieithog o'n gwefan os dymunwch ei defnyddio.  

Am ragor o wybodaeth am sut i fynd ati i gorffori cwmni, gweler ein canllaw ar 'Corffori ac Enwau'. Am wybodaeth ar sut i gorffori PAC, gweler ein canllaw ar 'Corffori ac Enwau Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig'.

3. A all cwmni neu PAC bresennol newid lleoliad ei swyddfa gofrestredig i 'Gymru'?

Gall. Os yw cwmni wedi nodi bod ei swyddfa gofrestredig wedi'i lleoli yn ‘Lloegr a Chymru', neu i'r gwrthwyneb gall basio penderfyniad i newid ei femorandwm i ddweud bod ei swyddfa gofrestredig i'w lleoli yng Nghymru. Rhaid i chi wedyn ffeilio ffurflen AD05c i gwblhau'r newid awdurdodaeth. Bydd dewis gan y cwmni wedyn i newid ei enw gyda diwedd Cymraeg h.y. cyfyngedig neu gwmni cyfyngedig cyhoeddus yn lle "Limited" neu "Public Limited Company".

Yr unig beth sydd angen i PAC ei wneud yw llenwi ffurflen LL AD05c neu LL AD05 i alluogi'r newid awdurdodaeth. Gall y PAC wedyn ffeilio dogfennau yn Gymraeg o hynny ymlaen.

Am ragor o wybodaeth am benderfyniadau, gweler ein canllaw 'Bywyd Cwmni - Ffeilio yn sgil Digwyddiadau'

Pennod 2 - Cyfieithiadau a Gwybodaeth Ddwyieithog

1. Pa ddogfennau ellir eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau yn yr iaith Gymraeg?

Mae Deddf Cwmnïau 2006 yn caniatáu i ddogfennau sy'n ymwneud â chwmnïau neu PACau Cymreig gael eu llunio a'u cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg. Rhaid eu cyflwyno gyda chyfieithiad ardystiedig i'r Saesneg. Mae rhai eithriadau i'r gofyniad hwn, ac mae'r eithriadau hynny wedi'u rhestru yn y paragraff dilynol. 

2. Pa ddogfennau allaf eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau heb gyfieithiad ardystiedig i'r Saesneg?

Gall cwmnïau/PACau Cymreig anfasnachedig gyflwyno'r dogfennau canlynol i Dŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg heb fod â chyfieithiad ardystiedig i'r Saesneg.

• memorandwm cymdeithasiad cwmni
• erthyglau cwmni
• adroddiad cwmni buddiannau cymunedol
• penderfyniad neu gytundeb
• datganiad o gwmni buddiannau cymunedol
• cyfrifon ac adroddiadau blynyddol;
• cyfrifon ac adroddiadau diwygiedig ac unrhyw adroddiad archwilydd ar gyfrifon ac adroddiadau diwygiedig
• dogfen y mae gofyn iddi fod ynghlwm wrth gyfrifon grŵp

Noder: Rhaid defnyddio ffurflenni statudol nad ydynt yn benodedig ddwyieithog lle bo amgylchiadau'n gofyn am hynny. Rhaid i ddogfennau eraill ar 'ffurf rhydd' y mae gofyn eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau, megis Gorchmynion Llys, gael eu cyflwyno ar y cyd â chyfieithiad ardystiedig i'r Saesneg. Mae hynny hefyd yn wir am gyfrifon cwmnïau masnachedig. 

Gall cwmnïau Cymreig ffeilio cyfieithiad Cymraeg o ddogfennau a ffeiliwyd yn Saesneg lle bo'r memorandwn yn nodi bod y cwmnïau i'w lleoli yng Nghymru.

3. Pwy all ‘ardystio' cyfieithiad i'r Saesneg? 

Mae'r Cofrestrydd wedi pennu rheolau ynglŷn â phwy all ardystio cyfieithiadau i'r Saesneg o ddogfennau a luniwyd yn wreiddiol ac a ffeiliwyd yn Gymraeg. Rhaid i'r ardystio fod ar y cyfieithiad Saesneg o'r ddogfen a'i ddilysu gan y person sy'n rhoi'r ardystiad. Rhaid i destun yr ardystio a'r dilysu fod mewn inc neu deipysgrif du gyda'r dilysu wedi'i gynnwys ar ddiwedd yr ardystiad. Y personau all ardystio dogfen sydd wedi'i chyfieithu yw'r canlynol -

Cyfarwyddwr, ysgrifennydd, aelod o PAC, aelod dynodedig, gweinyddwr, derbynnydd gweinyddol, rheolwr dderbynnydd, derbynnydd, diddymwr, goruchwyliwr barnwrol neu lofnodydd awdurdodedig; lle bo hynny'n gymwys, Rheolwr Cwmni Buddiannau Cymunedol (a benodwyd o dan adran 47 o Ddeddf CAICE 2004), derbynnydd a rheolwr (a benodwyd o dan adran 18 o Ddeddf Elusennau 1993).

Am ragor o wybodaeth am reolau'r cofrestrydd gweler ein canllaw 'Rheolau a Phwerau'r Cofrestrydd' sydd ar gael ar ein gwefan.

4. Pa ddogfennau statudol sydd ar gael yn ddwyieithog?

Mae'r ffurflenni a ddefnyddir gan amlaf ac sydd wedi'u rhestru yn Atodiad A ar gael yn ddwyieithog. Y ffordd hawsaf o gael hyd i'r ffurflenni hyn yw drwy eu lawrlwytho o'n gwefan.

Pennod 3 - Ansawdd dogfennau

1. Beth sy'n digwydd i'r dogfennau a anfonaf i Dŷ'r Cwmnïau?

Byddwn yn sganio'r dogfennau a'r ffurflenni a gyflwynwch i ni i lunio delwedd electronig. Wedyn byddwn yn storio'r dogfennau papur,gwreiddiol, a defnyddio'r ddelwedd electronig fel y ddogfen waith.

Pan fydd cwsmer yn chwilio cofnod y cwmni, yr hyn fyddant yn ei weld yw'r ddelwedd electronig a ail-gynhyrchwyd ar-lein. Mae'n holl bwysig felly, nid yn unig bod y ddogfen wreiddiol yn eglur, ond hefyd ei bod yn gallu cynhyrchu copi clir.

Pan fyddwch yn ffeilio dogfen yn electronig, rydym yn awtomatig yn creu delwedd electronig o'r data yr ydych wedi'u darparu i ni.

Mae'r bennod hon yn nodi rhai canllawiau i'w dilyn wrth baratoi dogfen i'w ffeilio yn Nhŷ'r Cwmnïau.

2. Sut ddylai dogfennau gael eu gosod?

Dogfennau a ffeilir yn electronig

Rhaid i ddogfennau sy'n cael eu ffeilio yn electronig gydymffurfio â'r manylebau a bennir gan y cofrestrydd yn ei reolau ar ffeilio electronig; gellwch gael rhagor o wybodaeth am y rheolau drwy ymweld â'n gwefan.
   

Dogfennau papur

Fel rheol, rhaid i bob dogfen bapur a anfonir i Dŷ'r Cwmnïau nodi enw a rhif cofrestredig y cwmni mewn man amlwg. Mae rhai eithriadau i'r rheol hon, a nodir yn rheolau'r cofrestrydd a gyhoeddwyd, y gellir gweld copi ohonynt ar ein gwefan.

Dylai dogfennau papur fod ar bapur plaen gwyn â gorffeniad di-sglein maint A4. Dylai'r testun fod mewn inc du, yn glir, yn ddarllenadwy ac o'r un trwch. Rhaid i lythrennau a rhifau fod yn glir ac yn ddarllenadwy fel y gallwn wneud copi derbyniol o'r ddogfen. Gall y canllawiau canlynol fod o gymorth:

Pan fyddwch yn llenwi ffurflen cofiwch:

• ddefnyddio inc du neu deip du;
• defnyddio llythrennau bras (mae rhai wynebau teip a phinnau ysgrifennu tenau, cain yn rhoi copïau o ansawdd gwael);
• peidio ag anfon copi carbon;
• peidio â defnyddio matrics-argraffydd; a 
• chofiwch - gall llungopïau roi arlliw llwyd na fydd yn sganio'n dda iawn.

Pan fyddwch yn llenwi dogfennau eraill, cofier y canlynol os gwelwch yn dda:

• y pwyntiau a wnaed eisoes ynglŷn â llenwi ffurflenni;
• defnyddio papur maint A4 sydd ag ymyl hael;
• eu darparu ar ffurf portread (hynny yw gyda'r ymyl byrraf ar draws y brig); a
• chynnwys rhif ac enw'r cwmni.

4. Ymhle allaf gael gwybod rhagor am hyn?

Am ragor o gyfarwyddyd ar ofynion print, gweler ein gwefan neu ffonier 0303 1234 500

Pennod 4 - Gwybodaeth Bellach

1. Sut mae anfon gwybodaeth i Dŷ'r Cwmnïau ?

Gellwch anfon dogfennau drwy'r post, eu cyflwyno â llaw (yn bersonol neu gan negesydd) neu drwy'r gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau.

Os ydych yn anfon dogfennau drwy'r post, dylech eu cyfeirio at:
Yr Archwilwyr Dogfennau Cymraeg
Tŷ'r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Caerdydd
CF14 3UZ

neu DX33050 Caerdydd 1

Gellwch gyflwyno dogfennau â llaw (yn bersonol neu gan negesydd) i Dŷ'r Cwmnïau, Caerdydd unrhyw adeg, gan gynnwys y tu allan i oriau swyddfa, dros wyliau banc ac ar y penwythnos.

Os dymunwch gael cydnabyddiaeth ein bod wedi cael eich dogfennau, gofynnwch am hyn mewn llythyr eglurhaol, gan gynnwys amlen ac arni stamp a'ch cyfeiriad eich hun. Byddwn yn glynu label cod-bar ‘dyddiad dod i law' ar y llythyr a'i ddychwelyd.

Noder os gwelwch yn dda: nid yw cydnabod dod i law yn golygu bod dogfen wedi cael ei derbyn ar gyfer cofrestru yn Nhŷ'r Cwmnïau.

Noder os gwelwch yn dda: Nid yw Tŷ'r Cwmnïau yn derbyn unrhyw ddogfennau statudol drwy ffacs, PDF na thrwy'r e-bost.

2. A oes raid i mi dalu am ffeilio dogfennau yn Nhŷ'r Cwmnïau?

Nid oes raid i chi dalu ffi am ffeilio sawl un o'r dogfennau y mae'n rhaid i chi eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau, ond mae gofyn talu ffi am ffeilio rhai dogfennau, ac ni fyddwn yn eu derbyn i'w cofrestru heb y ffi. Am fanylion llawn, dylech gyfeirio at ein gwefan.

3. Beth am ohebiaeth a galwadau ffôn?

Mae croeso i chi ysgrifennu at Dŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg, ac os bydd angen i ni ysgrifennu'n ôl atoch, byddwch yn derbyn ymateb yn Gymraeg. Hefyd gellwch gael gair â Thŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg ar y llinellau cymorth canlynol:

Ymholiadau cyffredinol a phroblemau ynghylch dogfennau hwyr - 029 2038 0065 Llenwi a ffeilio ffurflenni statudol - 029 2038 0065

Atodiad A