ADRODDIAD BLYNYDDOL DYFARNYDD ANNIBYNNOL TŶ’R CWMNÏAU
 (1 Awst 2007- 31 Mawrth 2008)

1. Cyflwyniad 
1.1 – Ar 1 Awst 2007, cefais fy mhenodi yn Ddyfarnydd Annibynnol Tŷ’r Cwmnïau, yn dilyn ymadawiad fy rhagflaenydd, Mr W H Thomas.  Mae fy adroddiad yn delio â’r wyth mis rhwng 1 Awst 2007 a 31 Mawrth 2008.

1.2 – Mae fy rôl i yn ymwneud â delio ag apeliadau yn erbyn cosbau ffeilio hwyr ar ôl iddynt fynd trwy’r ddau gam cyntaf, sydd yn gamau mewnol a gynhelir o fewn Tŷ’r Cwmnïau.  Os bydd yr Uwch-reolwr Apelio yn cadarnhau cosb ffeilio hwyr, gellir gofyn i mi adolygu’r achos.  Gan fod y Senedd wedi pennu’r hyn y gall y Cofrestrydd Cwmnïau ei wneud, a’r hyn na all y Cofrestrydd Cwmnïau ei wneud, mae cwmpas y disgresiwn i beidio casglu cosb yn gyfyngedig.  Yn ogystal, byddaf yn ymchwilio i gwynion a wneir ynghylch unrhyw oedi, anghwrteisi a chamgymeriadau, a’r ffordd y mae Tŷ’r Cwmnïau wedi delio â’r cwynion hyn.

2. Apeliadau
2.1 – Yn ystod yr 8 mis rhwng 1 Awst 2007 a 31 Mawrth 2008, deliais â thri deg pump o apeliadau.  Mewn rhai achosion, roedd un apêl yn ymwneud â mwy nag un cwmni, yn enwedig mewn achosion lle y rhoddwyd cosbau ffeilio hwyr i fwy nag un cwmni o ganlyniad i weithgarwch un cyfrifydd.

Sylwer  Mae nifer y rhesymau dros apelio yn uwch na nifer yr achosion, gan fod mwy nag un rheswm dros yr apêl mewn nifer o achosion.

2.2 – Gwelwyd nifer o achosion (9) lle’r oedd cyfrifwyr neu gyfarwyddwyr cwmnïau wedi cyflwyno eu cyfrifon ychydig ddyddiau yn unig cyn y dyddiad dyledus, ac o ganlyniad i chwit-chwatrwydd y post, ni wnaethant gyrraedd mewn pryd.  Mewn rhai achosion (6), ni chyrhaeddodd y cyfrifon o gwbl.  Cynhaliwyd streiciau post amlwg yn ystod yr haf a’r hydref yn 2007 ac o ganlyniad, mae’n syndod bod pobl wedi ymddiried yn y gwasanaeth post i ddosbarthu eu cyfrifon o ystyried y ffaith yr amharwyd ar y system ddosbarthu yn sylweddol.

2.3 – Yn ystod y cyfnod cyn y bydd angen cyflwyno’r cyfrifon, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn anfon llythyrau atgoffa, ac mae’r rhain yn nodi ‘Ni allwn dderbyn oedi neu golledion wrth eu cludo fel rhesymau dros gyflwyno cyfrifon yn hwyr.’  Yn ogystal, argymhellir y dylid defnyddio gwasanaeth dosbarthu gwarantedig gyda cholled ganlyniadol os bydd cyfrifon yn cael eu ffeilio yn agos at y terfyn amser.

2.4 – Mae taflen Tŷ’r Cwmnïau o’r enw ‘Cosbau Ffeilio Hwyr:  Apeliadau’ yn rhestru rhai o’r rhesymau nad ystyrid eu bod yn cyfiawnhau peidio â chasglu cosb.  Y rheswm cyntaf yn hon yw cyfrifon yn cael eu hoedi neu’n cael eu colli yn y post.  Felly, bydd apeliadau wedi’u seilio ar y ffaith bod y cyfrifon wedi cael eu postio cyn y dyddiad dyledus, ond na wnaethant gyrraedd, yn methu.

2.5 – Mewn rhai achosion, roedd cyfrifwyr neu gyfarwyddwyr wedi cyflwyno eu cyfrifon mewn da bryd, ond nid ddaethant yn ymwybodol o’r ffaith nad oeddent wedi cyrraedd Tŷ’r Cwmnïau nes iddynt gael cosb ffeilio hwyr.  Mewn un achos, honnwyd bod y cyfrifon wedi cael eu cyflwyno yn swyddfa Tŷ’r Cwmnïau yn Llundain.  Nid oedd gan Dŷ’r Cwmnïau unrhyw gofnod o hyn, nid oedd gan yr apelydd unrhyw dystiolaeth, ac roedd wedi apelio am yr un rheswm yn flaenorol.  Mae cadarnhau bod Tŷ’r Cwmnïau wedi cael y cyfrifon yn gam synhwyrol a gellir gwneud hyn trwy gynnwys amlen â chyfeiriad a stamp gyda chopi o’r llythyr neu gerdyn cydnabod y bydd modd ei ddychwelyd fel prawf cyflwyno neu, gellir troi at y wefan yn rhad ac am ddim i weld a yw Tŷ’r Cwmnïau wedi cael y cyfrifon.  Os bydd y cyfrifon yn cael eu cyflwyno’n bersonol, gellir rhoi derbynneb hefyd.

2.6 – Gellir ffeilio cyfrifon cwmni segur (CCS) a Chyfrifon Cryno wedi eu Heithrio rhag Archwilio Ariannol, ar-lein, ac mae hyn yn osgoi unrhyw broblemau a allai godi gyda’r post.  Os bydd cyfrifon yn cael eu ffeilio ar-lein, anfonir neges e-bost pan fyddant yn cyrraedd, a neges e-bost bellach pan fydd y cyfrifon wedi cael eu derbyn.  Dylai Tŷ’r Cwmnïau barhau i annog pobl i ddefnyddio’r holl wasanaethau ffeilio ar y we.

2.7 – Mewn nifer o achosion eraill (5), cyflwynwyd y cyfrifon yn agos i’r terfyn amser ar gyfer ffeilio, ond nid oeddent yn gywir.  Erbyn iddynt gael eu hailgyflwyno, roedd y dyddiad dyledus wedi mynd heibio a rhoddwyd cosb ffeilio hwyr.  Nid yw cyflwyno cyfrifon yn agos at y dyddiad dyledus yn gam doeth, gan nad yw’n gadael digon o amser i gywiro’r sefyllfa mewn pryd os bydd angen gwneud hynny.

2.8 – Gwelwyd saith achos lle’r oedd y cyfarwyddwyr wedi cael problem ddifrifol, a oedd wedi arwain at oedi wrth gyflwyno’r cyfrifon.  Roedd y rhain yn cynnwys profedigaeth, a salwch.  Fodd bynnag, nid oedd yr unigolyn yn unig gyfarwyddwr mewn unrhyw rai o’r achosion hyn.  Mae gan yr holl gyfarwyddwyr gyfrifoldeb cyfartal dros sicrhau bod y cyfrifon yn cael eu cyflwyno mewn pryd.  Pan fydd gan un cyfarwyddwr y cyfrifoldeb pennaf dros gyflwyno’r cyfrifon a phan fydd anffawd yn eu llethu, rhaid i’r cyfarwyddwyr eraill fod yn barod i gyflawni’r dasg.  Mae’n amlwg bod rhai cyfarwyddwyr yn gyfarwyddwyr mewn enw yn unig, ac ni allant weithredu, neu nid ydynt yn fodlon gweithredu, yn ôl yr angen.

2.9 – Mewn pedwar achos arall, roedd aelod allweddol o staff neu’r cyfrifydd wedi cael eu taro’n sâl neu wedi marw.  Ni all y Cofrestrydd ddefnyddio’i ddisgresiwn mewn achosion o’r fath, gan fod y cyfarwyddwyr yn meddu ar y cyfrifoldeb cyfreithiol dros gyflwyno’r cyfrifon.  Mae’n amlwg nad yw rhai cyfrifwyr sy’n gweithio ar eu pen eu hunain yn gwneud unrhyw gynlluniau wrth gefn er mwyn delio â materion eu cleientiaid os bydd rhywbeth difrifol yn mynd o’i le.

2.10 – Yn y rhan fwyaf o achosion lle’r aeth rhywbeth difrifol o’i le i gyfarwyddwr neu gyfrifydd, a lle cyflwynwyd y cyfrifon yn hwyr o ganlyniad, roedd y broblem yn waeth o ganlyniad i’r ffaith bod y gwaith o gyflwyno’r cyfrifon wedi cael ei adael tan y funud olaf. Caiff deg mis ei neilltuo o ddiwedd y flwyddyn tan y dyddiad dyledus er mwyn ffeilio cyfrifon.  Mae’n synhwyrol peidio gadael y gwaith o ffeilio cyfrifon tan ychydig cyn y dyddiad dyledus, gan nad yw hyn yn gadael digon o amser i ddelio â’r sefyllfa os bydd pethau yn mynd o le.  Mae’n peri cryn syndod bod y dasg o ffeilio cyfrifon cwmnïau segur, sy’n dasg hynod o hawdd, yn cael ei adael am gymaint o amser weithiau.

2.11 – Mewn pedwar achos, ni hysbyswyd Tŷ’r Cwmnïau o’r ffaith bod cyfeiriad swyddfa gofrestredig cwmni neu gyfeiriadau cyfarwyddwyr cwmni wedi newid ac o ganlyniad, ni chafwyd gohebiaeth bwysig.  Mewn rhai achlysuron, roedd hyn wedi arwain at ddyfarniad gan y Llys Sirol yn erbyn cwmnïau neu gwmnïau yn cael eu tynnu oddi ar y Gofrestr gan nad oeddent yn ymwybodol o’r ffaith bod rhywbeth wedi mynd o’i le.  Er na ddylai cwmnïau ddibynnu ar y llythyr atgoffa a anfonir gan Tŷ’r Cwmnïau i’w sbarduno i gyflwyno’u cyfrifon, mae hwn o gymorth os bu diofalwch.  Os bydd cyfeiriadau yn aneffeithiol, ni fydd y llythyr atgoffa yn cyrraedd.

2.12 – Mewn dau achos, roedd yr apelyddion yn dweud eu bod wedi ceisio ffeilio’r cyfrifon ar-lein.  Mewn un achos, roedd yn ymddangos yn debygol nad oedd yr hyn yr oedd yr apelydd yn ei ddweud yn wir.  Yn yr achos arall, roedd yr apelydd wedi drysu rhwng ei gyfrifon ar gyfer gwahanol flynyddoedd.

2.13 – Mewn dau achos arall, roedd yr apelyddion yn dweud bod Tŷ’r Cwmnïau wedi rhoi cyngor anghywir iddynt.  Yn yr achos cyntaf, roedd y cyngor yn gywir ar yr adeg pan y’i rhoddwyd, ymhell cyn yr oedd angen cyflwyno’r cyfrifon, pan gynghorwyd yr apelydd i sicrhau bod ei gyfrifon yn gywir cyn iddo eu cyflwyno.  Yn yr ail achos, roedd yr apelydd yn dweud ei fod wedi cael y dyddiad anghywir er mwyn cyflwyno ei gyfrifon.  Mae’r galwadau a wneir i’r Ganolfan Gyswllt yn cael eu recordio a’u cadw am flwyddyn, ac aethpwyd ati i chwilio am gofnod o’r alwad, ond ni ddarganfuwyd unrhyw dystiolaeth ei fod wedi gwneud galwad yn ystod y cyfnod dan sylw.

2.14 – Mewn tri achos, nid oedd yn ymddangos bod yr apelyddion yn gymwys i reoli eu cyswllt gyda Thŷ’r Cwmnïau.  Mewn un achos, roedd y cyfrifydd yn apelio ynghylch saith cwmni, ac roedd yn destun pryder nad oedd yn ymddangos ei fod yn gallu delio â materion ei gleientiaid gyda Thŷ’r Cwmnïau.

2.15 – Weithiau, ni fydd cyfrifwyr yn gwneud eu gwaith mewn pryd, bydd cyfrifon yn cael eu ffeilio yn hwyr a rhoddir cosb.  Pan ddefnyddir cyfeiriad y cyfrifydd fel cyfeiriad Swyddfa Gofrestredig cwmni, a phan fo’r cyfarwyddwyr wedi dirprwyo’r cyfrifoldeb dros y swyddfa gofrestredig i’w cyfrifydd, efallai na fyddant yn gwybod bod eu cyfrifydd wedi eu siomi, a bod hyn wedi arwain at gosb ffeilio hwyr.  Yn wir, mewn un achos, aeth y cyfrifydd ati i apelio, a dywedodd wrthyf nad oedd ei gleient yn ymwybodol o’r broblem.

2.16 – Penderfynais gadarnhau un apêl.  Yn yr achos hwn, roedd datblygwyr eiddo wedi bod yn gyfarwyddwyr cwmni rheoli eiddo.  Roeddent wedi ei reoli mewn ffordd mor wael fel bod Tŷ’r Cwmnïau wedi ei ddiddymu.  Bu’n rhaid i drigolion y datblygiad eiddo wneud cais i’r cwmni gael ei adfer oherwydd cyfamodau cyfyngu ar eu heiddo, gan etifeddu cosbau ffeilio hwyr y cyfarwyddwyr blaenorol.  Er fy mod yn cefnogi polisi Tŷ’r Cwmnïau bod yn rhaid i gosbau ffeilio hwyr sy’n ddyledus gael eu talu pan fydd cwmni a ddiddymwyd yn cael ei adfer, er gwaethaf y ffaith bod y cyfarwyddwyr yn newid, roeddwn o’r farn bod amgylchiadau’r achos hwn yn eithriadol gan nad oedd gan y trigolion unrhyw ddewis arall ond adfer y cwmni, roeddent wedi cael eu trin yn wael gan y datblygwr eiddo, ac roeddent eisoes wedi gorfod wynebu costau sylweddol.

3. Cwynion  
3.1 – Yn ystod yr wyth mis, deliais â dwy gŵyn.  Roedd nifer o apeliadau yn cynnwys elfennau o gŵyn neu’n peri i mi wneud awgrymiadau er mwyn sicrhau gwelliant.

3.2 – Yn y gŵyn gyntaf, roedd swyddfa gofrestredig y cwmni yn aneffeithiol a nodwyd cyfeiriad y cyfarwyddwr yn anghywir yng nghofnodion Tŷ’r Cwmnïau gan yr asiantiaid ffurfio cwmnïau.  Pan aeth Tŷ’r Cwmnïau ati i gysylltu â’r cwmni, bu’n aflwyddiannus.  Felly, dilëwyd y cwmni.  Aeth cyfrifwyr y cwmni ati i gwyno am y broses ddiddymu a’r ffaith na chawsant ymateb gan Dŷ’r Cwmnïau i’w gohebiaeth ddilynol.  Canfûm mai’r cwmni oedd ar fai am ei anffawd ynghylch ei ddiddymu.  Fodd bynnag, gwelwyd esgeulustod difrifol wrth ddelio â’r ohebiaeth ddilynol.  Ni chafwyd unrhyw ymateb ar ôl anfon pum llythyr a gwneud un alwad ffôn.  Arweiniodd dau lythyr pellach at lythyrau ateb dros dro ond ni chafwyd unrhyw ateb o sylwedd.  Ni chafwyd ateb i lythyr terfynol.  Argymhellais y dylai Tŷ’r Cwmnïau fynd ati i archwilio’r hyn a aeth o’i le ac y dylai ymddiheuro am yr esgeulustod a thalu am y llythyrau y bu’n rhaid i gyfrifwyr y cwmni eu hanfon dro ar ôl tro.  Ysgrifennodd y Cofrestrydd lythyr yn ymddiheuro, a gofynnodd am ddadansoddiad o’r costau a oedd wedi codi, ond ni chafwyd ateb hyd yn hyn.

3.3 – Roedd yr ail gŵyn yn ymwneud â diddymu cwmni hefyd.  Cafodd Tŷ’r Cwmnïau y cyfrifon bron i bythefnos cyn i’r cwmni gael ei ddiddymu, ond ni stopiwyd y broses ddiddymu.  Ni phroseswyd y cyfrifon o fewn yr amserlen fer a oedd yn angenrheidiol er mwyn atal y cwmni rhag cael ei ddileu.  Ar ôl ei ddileu, roedd ei ddiddymu yn anochel.  Nid oedd y cwmni wedi llwyddo i gyfathrebu gyda Thŷ’r Cwmnïau, ac roedd wedi anfon y cyfrifon i mewn heb unrhyw esboniad.  Ni welais unrhyw reswm dros feirniadu Tŷ’r Cwmnïau ynghylch y broses o ddiddymu’r cwmni.  Wedi hyn, anfonwyd tri llythyr at Dŷ’r Cwmnïau dair gwaith, ond dim ond un a atebwyd.  Roeddwn yn pryderu ynghylch y ffordd yr oedd Tŷ’r Cwmnïau wedi delio â’r ohebiaeth yn yr achos hwn.  Mae’r cwmni yn dweud ei fod wedi gofyn am gopi dyblyg o ffurflen ôl-a-blaen, ond ni chafwyd un.  Nid oes gan Dŷ’r Cwmnïau unrhyw gofnod o ddau o’r tri llythyr a anfonwyd ar ôl diddymu’r cwmni.  Roedd yr esboniad a roddwyd yn y llythyr a gafodd ymateb, yn annigonol.  Trosglwyddwyd y cyfrifon a wrthodwyd i’r Adran Adfer i’w dychwelyd i’r cwmni, ond mae’r cwmni yn dweud nad yw wedi eu cael.  Argymhellais y dylai Tŷ’r Cwmnïau ymddiheuro am y ffaith eu bod wedi methu delio â’r ohebiaeth.  Awgrymais y dylent ystyried gweithdrefnau er mwyn cofnodi pan fydd yr Adrannau Diddymu ac Adfer yn cael gohebiaeth ac yn ymateb iddi.  Cefais wybod bod yr Adran Gwasanaethau Cofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau wedi adolygu’r gweithdrefnau, gan wneud newidiadau priodol.

3.4 – Daeth nifer fach o faterion eraill i’r amlwg yn ystod y gwaith o ddelio â’r apeliadau amrywiol.  Mewn un achos, gwelwyd bod rhywfaint o ddryswch ynghylch pryd y gallai’r sawl sy’n anfon gohebiaeth ddisgwyl cael ateb.  Cynhyrchir neges e-bost awtomatig i’r cwsmer ar gyfer yr holl negeseuon e-bost y bydd Canolfan Gyswllt Tŷ’r Cwmnïau yn eu cael, sy’n nodi bod eu neges wedi cael ei throsglwyddo i dîm a fydd yn eu hateb cyn pen dau ddiwrnod gwaith.  Yn yr achos hwn, anfonwyd y neges e-bost ymlaen at Cosbau Ffeilio Hwyr, a anfonodd ateb dros dro a oedd yn nodi y “byddai ymateb llawn yn cael ei anfon yn fuan”.  Roedd hyn wedi peri dryswch i’r cwsmer, nad oedd yn sylweddoli mai hwn oedd yr ateb a addawyd cyn pen dau ddiwrnod, ac y byddai ateb llawnach yn dilyn cyn bo hir.  O ganlyniad, mae’r ateb safonol ynghylch cosbau Ffeilio Hwyr wedi cael ei ddiwygio i gydnabod bod yr achos yn cael ei drin fel apêl yn erbyn y gosb ac y bydd ateb yn cael ei anfon cyn pen 10 diwrnod gwaith, sef y cyfnod safonol ar gyfer apeliadau.

3.5 – Mewn achos arall, roedd y achwynydd wedi gwneud camgymeriad gyda’r dyddiad wrth geisio ymestyn y Dyddiad Cyfeirnod Cyfrifeg (DCC) ar gyfer ei gwmni gan ddefnyddio ffurflen 225.  Achoswyd hyn gan fethiant i ddeall y diffiniad ynghylch cyfnod o fisoedd mewn cysylltiad â ffeilio cyfrifon.  Er y rhoddir esboniad eglur yng nghanllaw Tŷ’r Cwmnïau ynghylch paratoi a ffeilio cyfrifon (Pennod 2 y llyfryn Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg), awgrymais y byddai o gymorth cyfeirio ato yn y canllaw ynghylch newid DCC (Pennod 1 yr un llyfryn), ac yn ffurflen 225, oherwydd efallai na fydd pobl yn ei weld fel arall, er mwyn ceisio osgoi’r math o gamgymeriad a wnaethpwyd gan yr apelydd.  Pan fydd y canllaw yn cael ei adolygu o ganlyniad i’r Ddeddf Cwmnïau newydd, fe’m hysbyswyd y bydd fy argymhelliad yn cael ei gynnwys.

4. Casgliad
4.1 – Hoffwn ddiolch i’r staff yn Nhŷ’r Cwmnïau, sydd wedi bod o gymorth ac wedi gweithredu mewn ffordd drylwyr, manwl a chyflym iawn wrth ddelio gyda mi.  Yn arbennig, hoffwn ddiolch i’r Rheolwyr Achosion a’r Uwch-reolwr Apelio yn yr Adran Cosbau Ffeilio Hwyr am yr help y maent wedi’i roi i mi, yn enwedig gyda rhai o’r achosion mwy cymhleth.  O’r ffeiliau y maent wedi’u trosglwyddo i mi, rydw i wedi arsylwi bod y gwaith a wneir i ddelio ag apeliadau yn waith o safon uchel iawn ac o fewn amserlenni byr.  Caiff apelyddion eu trin mewn ffordd gwrtais a sympathetig, a rhoddir esboniadau eglur iddynt.  Dim ond un apêl a gefais lle’r oedd fy safbwynt i ynghylch yr hyn a oedd yn cyfateb ag achos eithriadol, yn wahanol i safbwynt Tŷ’r Cwmnïau.

4.2 – Gan droi nawr at y cwynion ar gyfer yr un cyfnod â’r cyfnod y mae’r adroddiad hwn yn ei ystyried, cafodd Tŷ’r Cwmnïau 6,427 o gwynion, ac o’r rhain, mae’r nifer a gyfeiriwyd ataf yn ystod yr wyth mis ers i mi gael fy mhenodi, yn fach iawn.  Mae hyn yn dweud llawer am y gwaith a wneir gan staff Tŷ’r Cwmnïau yn ystod y camau cynharach, yn enwedig i gywiro’r sefyllfa pan fydd rhywbeth wedi mynd o’i le.

Y Fonesig Elizabeth Neville
19 Mai 2008